Chez J & J, nous considérons qu’une parfaite santé est le secret d’une vie dynamique, de communautés prospères et du progrès. C’est pourquoi, depuis plus de 130 ans, nous nous efforçons de maintenir les gens en bonne santé à tout âge et à toutes les étapes de la vie. Aujourd’hui, en tant que société de soins de santé la plus importante et la plus diversifiée au monde, nous nous engageons à utiliser notre portée et notre taille pour le bien. Nous nous engageons ainsi à en faciliter l’accès et à les rendre plus abordables, à créer des communautés plus saines et à mettre un esprit, un corps et un environnement sains à la portée de tous, partout.
Chaque jour, nos plus de 130 000 employés à travers le monde allient cœur, science et ingéniosité pour changer profondément la trajectoire de la santé pour l’humanité.
Devoirs et responsabilités
- Assurer la communication proactive des requêtes administratives
- Gestion ponctuelle et précise des réunions internes avec le CD
- Assister le CD sur les déplacements professionnels, la gestion des dépenses et les tâches administratives
- Gérer les outils administratifs comme les cartes corporatives et fournir des relevés mensuels aux achats pour paiement.
- Supporter les ventes, le marketing et HEMAR sur des événements à partir de :
- Assurer le pré-événement avec les agences de S&E pour les événements présentiels ou hybrides et assurer la liaison avec les services appropriés pour la logistique
- Gérer les modifications des contrats ICD et la procédure de signature avec l’équipe et suivre l’état de signature des contrats.
- Gérer les demandes administratives des équipes commerciales, marketing et HEMAR
- Coordonner avec les achats pour le statut de paiement POs-GRs
- Assurer le post-événement avec les agences de S&E et coordonner avec les équipes pour finaliser l’événement dans les délais
- Gérer le post-événement pour les HCP/GO et soutenir les équipes sur le remplissage, l’assemblage et la fourniture des pièces justificatives à l’approvisionnement pour paiement.
- Suivi du statut de paiement des HCPS/GO
- Mieux comprendre les processus iconnect, ICD et EMP et communiquer les changements aux équipes.
- Consolider les événements COM et les documents requis pour le paiement du HCP à son / sa fin pour lancer le processus HPR, similaire à ce que Rachida fait actuellement avec l’équipe MAF. Cependant, les directeurs commerciaux resteront responsables du suivi de leurs événements/papiers/paiement mais la consolidation effective se fera à la fin de l’assistant d’administration.
- Gérer les réunions de cycle pour le com-marketing sur site.
- Gérer le matériel promotionnel dans le bureau avec les installations et la société d’archivage de façon récurrente.
Compétences et expérience souhaitées
- S’assurer que les exigences en matière de rapports de sécurité (rapports AE / PQC en temps opportun) telles que définies dans les politiques de l’entreprise et les SOP (procédures opérationnelles normalisées) sont respectées et, le cas échéant, gérées de manière appropriée lors de la planification des projets, du développement des matériaux, de l’exécution des projets et de la passation de marchés avec les fournisseurs
- Veiller à ce que le HCC et les exigences légales (juste valeur marchande, règles de transfert de valeur, règles de matériel promotionnel) soient parfaitement compris, correctement gérés et, le cas échéant, respectés lors de la planification des projets, du développement des matériaux, de l’exécution des projets et des contrats avec les fournisseurs
- Assurer la préparation à l’inspection en ce qui concerne la conformité de la formation personnelle et la disponibilité d’un CV récent et d’une description de poste individualisée
Expérience requise
- Années d’expérience : 2 à 5 ans
- Langue : Français-Anglais-Arabe
- Localisation: Casablanca
Compétences techniques/fonctionnelles requises
- Planifier, organiser et gérer sa propre charge de travail pour s’assurer que la contribution au processus de reporting régulier de l’entreprise est réalisée de manière opportune et précise
- Suivi attentif des actions
- Bonnes compétences en communication
- Orientation client (interne et externe)
- Capacité à travailler avec des tâches complexes
- Capable d’assurer la conformité et de comprendre les SOP pour aider les équipes à consolider la documentation appropriée des activités
